Étape 1 : Obtention d’une preuve de décès officielle et Recherche testamentaire

En premier, le liquidateur, ou le professionnel de droit, commence son travail par obtenir une copie d’acte de décès ou un certificat de décès délivré par le Directeur de l’État civil du Québec ou une autorité étrangère compétente si le décès survient hors du Québec.

Ensuite, le liquidateur, ou le professionnel de droit, doit rechercher s’il existe un dernier testament du défunt en consultant les registres de la Chambre des notaires et du Barreau du Québec, ainsi que les documents personnels du défunt (en cas d’un testament devant témoins ou olographe). Si le testament n’est pas reçu par un notaire au Québec, le liquidateur doit le faire vérifier soit par un notaire soit devant le tribunal pour s’assurer de sa validité.

Il faut aussi noter que, si le défunt était marié, il faut aussi vérifier le contrat du mariage pour savoir s’il a disposé ses biens par une institution contractuelle. La donation à cause de mort constitue un moyen de dispositions testamentaires.

Si la succession est de nature légale (sans testament), il faut demander à un notaire de faire une déclaration d’hérédité avec la désignation d’un liquidateur.

Étape 2 : Publication d’un avis de désignation du liquidateur 

Le liquidateur va publier un avis de désignation au Registre des droits réels et personnels mobiliers (RDPRM) pour rendre publique sa désignation. Le liquidateur exerce la saisine de la succession.

Le liquidateur doit ouvrir un nouveau compte au nom de la succession pour gérer les fonds et payer les dettes.

Il est tenu d’administrer les biens avec les pouvoirs de simple administration, à moins des dispositions testamentaires contraires.

Étape 3: Identification des légataires et héritiers, Inventaire successoral et Droit d’option des successibles

Le liquidateur doit identifier et contacter tous les héritiers potentiels pour les informer de l’ouverture de la succession.

Il est important de dresser un inventaire pour identifier des actifs et passifs du défunt et le publier. Le liquidateur dresse un inventaire des biens et dettes du défunt, signé devant témoins ou un notaire.

Il enregistre un avis de clôture d’inventaire au Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) et publie un avis dans un journal local pour informer tous les successibles potentiels.

Si les héritiers dispensent le liquidateur de faire un inventaire, ils peuvent être tenus personnellement responsables des dettes de la succession au-delà de la valeur des biens qu’ils reçoivent.

Une fois que le successible a accepté ou renoncé à une succession, la décision est définitive et irrévocable. Aux fins de la renonciation à la succession ou un legs, le successible doit publier un acte notarié aux fins de renoncer à la succession au RDPRM.

Étape 4: Déclarations d’impôts et Obtention des certificats fiscaux

Le défunt et sa succession sont assujettis à l’impôt. Le liquidateur doit donc remplir les déclarations de revenus pour l’année civile du décès et les années antérieures, le cas échéant. Le liquidateur doit aussi faire les déclarations de revenus pour la succession.

Ces déclarations doivent être soumises aux ministères de revenus fédéral et provincial, accompagnées des documents requis. Le liquidateur doit veiller à obtenir les certificats fiscaux qui l’autorisent à distribuer les biens aux légataires et héritiers, soit le Certificat de décharge (fédéral) et le Certificat autorisant la distribution des biens (provincial).

Si le liquidateur fait la remise des biens aux héritiers sans avoir obtenu les certificats fiscaux, il pourrait être tenu de payer personnellement les montants dus aux gouvernements.

Étape 5: Paiement des legs à titre particulier et des dettes

Si la succession est évidemment solvable et dispose des sommes suffisantes pour honorer toutes les dettes, le liquidateur doit s’acquitter des dettes du défunt, de celles de la succession ainsi que des legs à titre particulier.

S’il n’y a pas suffisamment de fonds disponibles pour régler les dettes, mais qu’il existe des biens dans la succession, le liquidateur peut vendre ces biens pour régler les dettes, sous réserve des dispositions testamentaires et des autorisations nécessaires.

Étape 6: Reddition de compte et Partage du résidu des biens

À la fin de son administration, le liquidateur remet aux héritiers une reddition de compte, soit un “compte définitif”, qui sert à informe les héritiers de son administration des biens et l’état actuel de la succession.

Le liquidateur peut y joindre une proposition de partage des biens, que les héritiers peuvent accepter ou rejeter.

Le liquidateur est déchargé de son administration par les héritiers qui lui donnent une quittance totale et finale.

Pour transmettre les biens immeubles aux mains des légataires et héritiers, il faut préparer et publier un document appelé ‘déclaration de transmission’ reçu par un notaire.

Étape 7: Clôture de la liquidation de la succession

La liquidation d’une succession peut prendre une dizaine de mois, voire des années, à compter du décès du défunt.

Le liquidateur publie un avis de clôture du compte au Registre des droits personnels et réels mobiliers, confirmant ainsi la fin de la liquidation de la succession.